80/20管理工具

「人人皆談管理」，晉身管理層是不少上班族的終極夢想。無論你今天身處在高、中、低階層的哪個位置，都有需要學多一點管理知識。坊間有關教授管理的 課程多如繁星，各門各派有相似地方亦有不同之處，有些管理工具更饒有創意和趣味，究竟應用到實際的工作環境時，能否發揮到預期的效果？

文：葉永成 圖：受訪者提供、資料圖片

打開各機構的課程手冊，有關管理工具的教材五花八門，如六西格瑪(Six Sigma)、五常法、身心語言程式學(NLP)、全效管理學(TQM)、80/20法則……無可否認，大部分的管理工具皆源自西方，有些在外國已經盛行多時，有些則將舊有理論改造翻新。

「重要少數」與「次要多數」概念

聖 雅各福群會導師李文樂表示，西方的企業管理分析學說由來已久，不少跨國企業更會僱用管理諮詢公司做決策分析，各種管理理論也會派上用場。以80/20法則 為例，它早在100年前便由意大利的經濟學家柏烈圖提出，於50年代，日本經濟迅速起飛階段，品管大師朱倫(Joseph Juran)整理出「重要少數」與「次要多數」的兩種概念，是影響大部分品質管理的原因。

他的理論是萬事萬物都存在覑80/20的關係：如 20%的客戶包辦了80%的銷售，只要維繫那20%，便能保住80%的生意；20%的司機造成了80%的交通意外，只要打擊那20%，便能控制80%的意 外；20%的衣服是在80%的時間內穿覑，只要清潔那20%，便能維持80%的整潔。

李文樂解釋，80/20只要一個概括的約數，實際情 可能是70/30或90/10也不定，將它套用在管理學上，需先搜集數據，將工作分類，確定哪些是「重要少數」，哪些是「次要多數」。哪些應該費勁多做一 點，哪些卻可省略或索性不做。「例如一間書店的書種繁多，其實暢銷書只得約20%，做好這些少數書籍的存售紀錄、補貨時間，遠較費神去處理所有書籍來得有 效率。」

提升工作與個人效率

同樣80/20法則亦可用於解讀數字背後隱含的信息，如每當政府公布GDP增長率時，一般市民感覺不到受惠的原因，可能是賺錢的20%企業推高了數據，而賠本倒閉的80%企業由於規模較細，對實質數據影響不大，但卻關係覑80%的打工仔。

正因為數據的表象不能反映真實的情，所以不少企業均會在報稅時整理出兩盤數，一份交予政府，一份留給企業內部管理層，他說營業額達100萬元的公司不一定是賺錢的企業，要看數字底層的真正意義。

此外，80/20法則亦可套用在自我管理上，基於每個人都有不同的長處和短處，「我們只要集中做好自己的長處，善用優勢創造最有利的成績，總較平均分布時間去做每一個環節來得有效率。」